邮件合并其实就是将不同文档表格的数据统一合并到新的文档,从而在新的文档插入批量生成所需的邮件文档。它的功能特别适合处理大批量的制式文件,比如奖状、桌牌、名片、工资条等等。
1、将所有人的信息资料都录入到excel表格当中作为源数据。
2、打开准备好的Word名片模板,模板可以从网上下载也可以自己制作。
3、在Word菜单栏“邮件”选项卡下选择“开始邮件合并”,然后在下拉列表里点击“信函”选项。
4、继续在“邮件”选项卡下点击“选择收件人”按钮,然后在打开的下拉列表里选择“使用现有列表”选项。
5、在弹出来的对话框中依次选中相对应的我们事先录制好的EXCEL源数据表格。
6、将光标定位在需要插入信息的位置,在菜单栏“邮件”选项卡下点击“插入合并域”,将“姓名”、“职位”、“电话”和“邮箱”依次插入。
所有信息插入完成后,在菜单栏“邮件”选项卡下点击“完成”中的“完成并合并”,选择“编辑单个文档”—“全部”点击确定。此时,word将会自动生成所有人的名片。
注意事项:
1.excel里的数据格式最好设置成文本,尤其是日期。
2.excel里必须有字段,不能有标题。
Word邮件合并的使用