发文字号的作用及其标识形式？

如题所述

发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，《国家行政机关公文格式》给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。病例一是个转发通知，不属于特定公文，显然不可只标识发文机关全称或规范化简称，应写为“××市广播电视大学文件”。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
尽管《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》就“发文字号”的用法、格式、标准，都作出了明确的规定，但是，“发文字号”在实际应用中，仍然存在不规范的问题，如病例一“×市电大学发（2001）008号”和病例二“沪教纪［2003］8号”。发文字号上常见的问题有以下几个方面。
（一）“发文字号”与“公文编号”相混。这一问题多出现在教课书中，如某师范大学出版社出版的《公文写作教程》把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。
“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。“公文编号”也叫文件编号，《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）阐述很明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”。并不是所有的公文都需要编制份数序号，《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。《国家行政机关公文格式》规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握。
“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：其一、写法上的区别。“公文编号”的写法过去是“No.000××”，现为“000××”，位置标于文件左上角。而“发文字号”的写法是：“国发〔1991〕2号”即国务院1991年发的第2号文件。其二、标注位置的区别。“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分〕。而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。
机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、
“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。
（二）虚字多余。如：“×政字〔2004〕第5号”、“×发字〔2004〕第28号”。对于篇幅要力求简短、语言要遵循精简性、实用性、确指性、规范性的行政公文来说，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应该删去。规范化的用法是：“×政〔2004〕5号”、“×发〔2004〕28号”。
（三）要素混乱。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上明确指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如“〔2002〕×农字第63号”。这一发文字号，不仅年份前移，而且“字”、“第”多余。规范的写法是：“×农〔2002〕63号”。
（四）年号不全。如“×政〔04〕15号”、“×政秘〔01〕3号”，这里的“〔04〕”“〔01〕”是指2004年度、2001年度。如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可能把“〔04〕”理解为公元 2104年、2204年呢？年号不全无疑会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该标写全称〔2004〕〔2001〕《国家行政机关公文格式》明确：“年份应标全称”。
（五）错用括号。如“×政（2004）6号”、“×政［2004］12号”，这里的年份所用的括号“（）”、“［ ］”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔 〕”，如“×政办〔2002〕8号”。
六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。 因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。
（六）乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“×政办〔2002〕002号”。《国家行政机关公文格式》(GB/T9704— 1999)已明确规定：“序号不编虚位（即1不编为001）”。这里的“002号”应改为“ 2号”。

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