如何避免工作中的沟通不及时等问题？

如题所述

从长长的电子邮件链到没有明确角色的组项目，以下是最常见的工作中的沟通方式，以及如何解决它。

如果你因为被错误引用或误解而无法清理工作中的情况，那么你就会知道行动和言语被误解是多么容易。传播咨询公司Working Conversations的所有者，Head On：如何直接解决困难对话的作者Janel Anderson说，误解源于沟通，我们常常因为忙得无法澄清而出轨。

她说：“我们希望其他人同意我们的观点，以及我们目前的文化，即做太多事情，没有足够的时间去做。”事实上，当我们没有提出足够的问题并有效地使他们了解他们是否同意时，我们经常会得出结论。

以下是导致误解的五种常见情况，以及如何让所有人回到同一页面。

1.分工时

当人们在团队中一起工作时，每个人的角色都需要明确。任何含糊不清都会导致误解。在项目开始时，以书面形式提出责任和期望，并定期检查以确保每个人都清楚自己的角色。

“对每个人来说，重要的是要看到他们的同事做出贡献，所有人都朝着目标努力，并确保每个人的角色都被定义，这样你就可以避免混淆或不满，因为其他人没有做到公平分享，”副总裁Brian Kelley说。营销和公关公司Sage Communications的公共关系和员工敬业度。“那股公平份额是多少？确保你一开始就定义它，所以没有问题。“

2.沟通公司目标时

大多数领导者认为他们传达的是大局信息，例如目标，战略，问题和项目。战略咨询公司Pozzo Consulting的创始人海蒂波佐说，他们可能正在沟通，但往往不是整个团队。

“领导团队内部通常会有很多讨论，所以感觉每个人都应该理解，”她说。“挑战是需要听到它的团体可能只听过一两次领导。”

领导力咨询公司Deutser首席执行官，领导清晰度：释放人才，利润的突破性战略的作者布拉德德鲁瑟说，领导者不仅需要明确界定出发点，而且要明确界定所需状态的途径和关键接触点。和表现。“确定路径是实现理想最终状态的基础，”他说。“一位有目的的领导者致力于精心定义这条路径，消除任何潜在的转移并确保清晰度。”

3.通过电子邮件进行通信时

安德森说，电子邮件经常导致误解，因为它消除了社交线索，如语调，眼神接触或面部表情，有助于我们理解信息。

她说：“当发生电子邮件误解时，人们会感到受到威胁并变得具有防御性。”“为了避免这种误解，我建议遵循以下三条规则：如果有三封电子邮件已经交换，而您没有相互理解，请拿起电话并亲自与他们交谈。”

4.讨论专业目标时

Kelley说，在反馈或绩效评估过程中经常会发生断线。“当你实际上要求完全不同的东西时，很容易以负面的含义传递信息，”他说。

例如，如果有人说“我为这笔薪水付出了太多努力和太长时间”，他们可能意味着他们感到被低估或者他们的工作/生活平衡失灵。

凯利说：“不要总结，总是假设对方来自积极意图的立场。”他补充说，重要的是要了解你对员工的了解并在不同方面进行阅读。“确保你从这个积极的意图中正确地接受和回应他们的信息，并指导他们如何在未来更有效地传达他们的误解。”

一家软件公司SHI International的营销和传播高级主管Ed McNamara补充说，务必明确员工的长期个人和职业目标。“有些员工非常擅长积极主动地询问他们想要的东西;其他人可能会等待被问到，但这并不意味着他们想要的更少，“他说。

5.当你听到第三人称信息时

俗话说太多厨师破坏了肉汤，太多的声音都会破坏这些信息。“当人们之间传递信息时，工作中会产生许多误解，”人力资源公司LaSalle Network的负责人兼市场营销和传播总监Jessica Schaeffer说。“有人说了些什么，告诉另一个人，那个人跟你说话，”她说。“这可能与商业有关，也可能与公司政治有关，但通常会导致误解。”

Schaeffer说，重要的是不要妄下结论并采取防御措施。“回到原来的人，并要求澄清，”她说。“消除中间人并直接获取信息。有时候，中间人会将兴奋误解为沮丧或愤怒，或者更糟糕的是，他不能很好地了解这个人是否能够接受重要的背景或非语言暗示，并错误地传达信息。“

为什么误解是常见的

安德森说，人类的大脑是一种感觉制造机器，它想知道为什么有人做了什么或者什么都做不了。“在没有信息的情况下，我们制定了动机，而且我们通常都是错的，”她说。

在所有这些情况下，减轻的最佳方法是在您认为有人故意冤枉您时停止并自行办理登机手续。“问问自己，你有多少确凿证据支持你的结论，即对方的行为是恶意的，”安德森说。“如果你没有太多或任何证据，那就要好奇，并问一下他们为什么做他们所做的事情。假设有正确的意图，直到你有相反的确凿证据。“