办公室主任是沟通上下、协调左右的枢纽和桥梁,是领导的参谋部、助手室,是单位的窗口、形象和面孔。充分发挥办公室职能作用,着力提高办公室工作水平,与大家作沟通交流。
1、组织协调。一般有两方面:一方面是秘书工作部门的领导协调,如办公室主任的组织协调,针对比较重要的事情组织好对内对外、对上对下的协调;另一方面,是指办公室工作中办文、办会、办事等具体协调落实。
2、督办检查。一是对上级领导和领导机关下达的需要办理并报告结果的重要指示和文电的督办检查;二是对本级领导和领导机关所作出的重要决定、指示需下级贯彻执行的有关事项的督办检查;三是对下级机关向上级的请示,需要办理和答复的问题的督办检查。
3、调查研究。一方面通过对重大问题开展调查研究,向领导提供可行性方案和建议;另一方面从微观角度,对领导决策的实施过程或每一时期的中心工作进行调查研究,及时向领导反馈信息。
4、会务工作。包括严密细致地组织好会议期间的各项活动、安排好会后的一切事宜、热情周到地做好会议服务等。
5、安排领导活动。是指为领导的个体和群体安排的一些社会性应酬活动,如:会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作等。
办公室主任应有的素质:
1、要发扬忘我工作的作风。办公室工作千头万绪,纷纭复杂,付出超量劳动是做好工作的主要保障。良好的精神状态是做好办公室工作的精神基础和思想基础,严谨的工作作风是做好办公室工作的基本要求和根本保证。
要加强理论学习,坚定理想信念,精通业务技能,做到爱岗敬业,埋头苦干,无私奉献,不计名利,不计个人得失,甘当无名英雄。
2、要发扬求真务实的作风。坚持说实话、办实事,扎扎实实做事,诚诚恳恳做人,说话朴实、作风、扎实、办事老实,不摆花架子,不做表面文章,凭真抓实干,靠真才实学,求真功实绩。
3、发扬一丝不苟的作风。文秘工作要经得起推敲,事务性工作要经得起检验,临时性任务要经得起端详。坚持把每一项工作作为精品来打造,做到含糊的数据不使用,劣质的材料不出门。
4、发扬雷厉风行的作风。优质高效完成办公室工作的“捷径”就是快办、速办、立即办,坚持高效率、快节奏,做到好中求快,快中求好。
办公室工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念,增强只争朝夕的紧迫感和责任感,做到当日事当日毕,急事急办,特事特办,及时完成领导交办的工作。