一、订舱
1. 客户向货代公司订舱的
2. 客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:
1)托运人/发货人
2)船公司/船名/航次或船期
3)起运港
4)目的港/中转港
5)货名
6)柜型、柜量
7)运价
8)托运人的签字、盖章
3. 客服人员收到订舱单后,须与SALES核对运价是否正确,并由SALES在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时,需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。
4. 订舱单发出后,客服人员应主动向船公司确认舱位,并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户,订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确,以免造成混淆。
5. 订舱完毕后,客服人员应及时将资料输入电脑,具体步骤如下:
1) 新建委托 – 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。
2) 工作号,并按各业务员创建业务编号,比如“客户服务”以KF开头。
3) 输入费用明细 - 主要是应收费用。
4) 订舱确认 – 输入订舱号。
输入电脑时,应确保准确,并特别注意以下信息:船公司名称、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、开船日期。
6. 操作台帐应该认真、完整地填写,应注意以下几点:
1) 托运人应与订舱单上的托运人一致,并写清电话、传真、及联系人;
2) 费用明细应仔细填写,“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏,各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALL IN时,须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;
3) 需由货代公司目的港代理代收运费的,须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认,不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领导确认);
4) 客户需倒签、顺签、预借提单的,须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请,由操作部经理或公司主管领导签字确认;
5) 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写;
6) 客服人员应在台帐上相应位置签字。
7. 客服按业务员设立登记台帐,客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上,以便统计查询。
二、拖车、报关
1. 出书面申请,公司批准后方能安排。
2. 安排拖车前,需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。
3. 安排拖车时,需向拖车行发出书面委托,写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等,并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后,根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的,需提下资料:客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。
4. 应至少提前半天时间向拖车行下委托,以便拖车行有时间打单、安排。
5. 委托后,客服应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂。
6. 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点,否则由此引起的押车费等损失由车行承担。
7. 一般贸易在深圳清关的可不需司机本,若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往,可委托车行代办转关手续。
8. 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间,是否需要预冷,及通风口开启情况,以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。
9. 如客户要求冻柜需代发电机的,应安排有带发电机的拖车公司拖柜。
10. 在客户自己安排送散货过来的情况下,可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服,蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。
11. 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间,可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜,还是等货到后再提,避免产生还空费用。
12. 安排报关时,需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记,由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后,应立即通知客户,并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户,并做好交接纪录。
三、其他
1. 如由货代安排拖车、报关的,客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场,避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用,需立即通知客户,要求其书面确认,并在台帐上登记。
2. 客户因各种原因取消订舱的,需要求其书面确认,在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。
3. 客服收到财务打印出来的DEBIT NOTE,与电脑资料核对无误后,立即传真给客户。客户需开税务发票的,须由客户发书面传真,写明发票抬头及金额、币种。
4. 对由客户自拖自报的,客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜,将箱号登记在台帐上,即可将台帐立即交文件组。
5. 对由货代安排拖车报关的,客服在与报关行确认放行后,即可将台帐交文件组。
四、文件
1. 文件组收到船公司的LOADING LIST 后,与台帐核对,已经装上船的,应立即向客户催要补料。
2. 文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单,如有发生超堆费、超期柜租的,而客服尚未确认的,应立即通知客户,要求其书面确认,并在台帐上登记。
3. 文件员根据客户提供的补料,先与客户核对清楚后再向船公司提供补料,争取在短时间内将提单资料核对清楚,并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。
4. 提单的缮制应注意以下几点:
1) 提单的内容应完整、准确,必要的信息不可留空,包括:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。,DELIVERY AGNET 等。
2) 提单表面应清洁,避免过多涂改,一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目,比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。
3) 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。
4) 客户要求出船证的。船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认。
5) 如客户要求倒签提单的,原则上短航线倒签不超过三天,长航线不超过七天,在收到客户保函后,交操作部经理或公司主管领导签字,必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。
6) 外代提单不允许预借。
5. 使用货代公司目的港代理收运费或代放货物时,应注意:
1) 出货代HB/L给客户,HB/L上打真正的收货人与发货人,并可注明到付运费的金额,DELIVERY AGENT 为货代代理。
2) OB/L上面SHIPPER为货代公司,CONSIGNEE、N。PARTY均为货代公司目的港的代理,其它资料与HB/L相同,将OB/L电放给货代公司代理。
3) 事先明确货代与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付)。
4) 制作CHARGES SETTLEMENT,列明货物相关信息及要求代理收取的费用,支付给船公司的费用,代理费及应退给货代的费用。
5) 制作放货通知书,通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放,然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件,OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。
6) 对代理有向货代退代理费的,应在台帐上注明,并输入电脑。
6. 缮制美线提单时,应注意:
1) HB/L与OB/L的缮制可参考第5项
2) OB/L上注明货代与船公司的S/C号,但HB/L上不得显示该S/C号
3) 核对货名、价格、中转港,必须与合约中规定的一致
7. 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务,以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据货代公司相关规定执行。
8. 将提单号、提单日期填在台帐上,并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑,核对无误后通知财务。
9. 将台帐、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)复印交财务签收。
10.费用通知财务后不可缮自更改,特殊情况可填写费用更改单,列明更改费用项目、金额、更改原因,由操作部经理签字,再交财务部。但需注意以下几点:
1) 海运费的更改需由公司领导批准同意;
2) 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚;
3) 因漏输、错输费用造成公司损失的,按公司相关规定给予责任人处罚。
11. 将台帐分船公司按月份存档。
1).收到委托,先看你是进口委托还是出口委托,委托就是货物的详细信息,或者说那就是一个询盘,根据不同货物看看是否有注意事项,然后就是拿个好价格,操作进口或者出口
2).进出口都需要换单
进口如果是主单提单,就直接找船代或者船公司换D/O,如果是小提单,还需要先找代理换到主提单,才可以找船代或者船公司换D/O
出口换单就是指用提箱单,换设备交接单,很多人跟它叫”黄联”,然后去提箱
3).正本的跟谁换
这个问题好像是问正本提单跟谁换D/O,那就应该是进口操作了,一般都有固定的联系方式,哪条船靠哪个公司,哪个船代代理哪几条船,这个都需要平时积累,就不一一列举了。
根据货代部的工作特征,日常工作中划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、费收和其他”各环节,各环节相辅相成。本流程即是各岗位的工作指导,也作为主管评判各岗位工作达标与否的标准。
接单部分
接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节,一般要求接单必须快捷、高效,在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。(注)对于部分无法短时间内确认的信息,依然必须及时安排并予以跟踪,如根据客户和操作需要流转到下一环节,先安排流转后跟进处理,以保证下一环节的有序操作。
1、审核客户委托内容和确认客户服务要求(客服或者接单员)
(1)接单人员必须预先审核客户的委托内容。
客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:
托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。
(2)接单人员必须预先确认客户服务要求。(客服或者接单员)
普通服务要求一般包括是否需要:到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。到/预付订舱确认即对(1)内容的确认;对于拖车/内装、商检和报关的服务要求,必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等,注明在客户订舱单上。特殊服务要求一般包括是否需要:普通服务外其他的附加服务。对于特殊服务要求,必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排。
2、运价核对、确认(客服或者接单员)
客服人员收到订舱单后,必须对运价和其他服务费用进行确认。
(1) 对来自销售部的业务,须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确,并由销售员在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱。(注) 特殊情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认
(2) 对于公司业务,须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。
3、舱位确认(客服或者接单员)
根据客户委托,确认反馈符合要求的舱位。
订舱部分
一般要求预定开航日7天前必须安排订舱,对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱,旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱,对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱,最迟一个工作日内完成订舱。
1、新建委托 (订舱操作员)
订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案,输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于此:业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次(如可能)、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量,以及代理(如需要)等。
2、订舱过程(订舱操作员)
订舱过程包括以下环节:膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等,任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。订舱完毕后,应及时将配舱信息输入操作系统,输入时应确保准确,并特别注意以下信息:船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。
3、舱位通知 (订舱操作员)
无论是否需要货代公司代为提供当地各项服务的业务,订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户,确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确,以免造成混淆。如有问题,积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。
拖车/内装(调度)
客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求,必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核,对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。
1、拖车安排
(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2) 根据船公司、码头和航线等情况,前瞻判断合适的拖车时间时间;如同客户具体情况有冲突,必须同客户友好协商并告知可能的风险
(3) 安排拖车前,根据前期约定的拖车服务时间要求,提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点
(4) 同客户确认时间要求后,在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约
(5) 向拖车行委托时间,一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前,并在当日下午4点前确认安排(包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认);对于特种箱业务,必须同船公司确认空箱状况,必要情况下通知船公司提箱时间。
(6) 安排拖车时,需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等
(7) 必要情况下,应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂
(8) 跟踪装箱、装箱单、进港
(9) 其他注意事项
在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场,避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用,需立即通知客户,要求其书面确认并登记对于客户业务退关,需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等,需立即通知客户,要求其书面确认并登记
2、内装安排
(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2)根据船公司、码头和航线等情况,前瞻判断合适的装箱时间,如同客户具体情况有冲突,必须同客户协商并告知可能的风险
(3)根据前期约定的到货时间,提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间
(4)向仓库做内装委托,需向仓库发出书面委托。清晰显示配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、货物数据(包括件数、毛重、体积)、 协议费用等
(5) 向仓库委托时间,一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前,并在当日下午4点前确认安排(包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认)
(6) 向仓库委托时,必要情况下应注明提空柜的时间要求
(7)跟踪到货物情况
(8)跟踪装箱、装箱单、进港
报关部分(操作员)
(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2) 根据船公司、码头、航线和货物等情况,前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突,必须同客户友好协商并告知可能的风险
(3) 最迟在同客户约定报关日期的前一工作日,再次同客户确认报关资料的发送情况
(4) 收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审,有问题立即处理
(5) 在约定的报关日期前一工作日下班前,把完整的报关资料送报关行
(6) 对于报关资料,要求复印留底;对于重要报关资料如核销单等,必须在做登记
(7) 跟踪反馈报关结果
文件部分
1、提单确认 (文件员)
(1) 提单确认件的膳制和发送提单确认件的膳制和发送要及时,一般预定开航日2个工作日前必须发送
(2) 催促提单确认件一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件
货代操作的所有流程,希望可以详细点,越详细越好
1、背书有两种形式,如果提单上收货人栏显示“TO ORDER”则由“SHIPPER”背书:如果收货人栏显 示其真正的收货人,则需收货人背书。2、保函是由进口方出具给船舶代理的一份请求放货的书面证明。保函内容包括进口港、目的港、船名 、航次、提单号、件重尺及进口方签章。3、换单时应仔细核对提单或电放副本...
货代的海运操作流程是什么啊?越详细越好,谢谢。。。
1)境外接货:按货主委托我们会在起运港为货主订舱,按船期通知货主将货送到港口指定堆场,装船到中国港口后,由我们负责安排在港口的转关、装火车工作。货物到中国铁路口岸站后,安排报关、报检、换装等工作,直到将货物运到目的地通知收货人提货。2)中国港口接货:货主在国外港口装船后将提单、箱单、发票等文件,先传...
请告诉我货代操作的具体工作内容,越详细越好
一般要求预定开航日7天前必须安排订舱,对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱,旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱,对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱,最迟一个工作日内完成订舱。 1、新建委托 (订舱操作员) 订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、...
内贸货代的操作流程
1、货主与货代建立货运代理关系 2、货代填写托运单及时订舱(跟班轮公司订舱) 3、订舱后货代将有关订舱信息通知货主 4、订舱成功后,货代申请用箱,取得EIR(设备交接单) 5、货主自拉自送时,先从货代处取得EIR,然后提空箱,装箱后将重箱集港 6、货代提空箱至货主指定地点装箱,并将重箱集港 ...
进口货代的操作流程是什么
2、换单 货代查清此货物承运人、船代及换单地点。并拿提单到船公司去换提货单。后续进一步联系场站并确认好提箱费、掏箱费、装车费、回空费。3、进口商检 通过海关商品编码书可确认该票货物是否需要商检。需要提前做商检的进口货物,还要到商检局做商检。商检也需尽早进行,一般在商检之后。4、进口动植...
作为一个货代,从接收客户的订舱委托到通关,这个流程的具体操作是...
一. 客户向我们下BOOKING 首先拿到业务的帐卡一定要和客人的BOOKING先核对资料(包括柜型,柜数,起始港,目地港,海运价格,船期等资料)是否一致。二. 我们向船公司或货代下BOOKING 1. 首先要分清楚订仓时是用我们公司的格式BOOKING,还是用客人格式的BOOKING 2. 无论截关是否紧急,我们都要先向订...
海运操作的具体工作内容
国际海运操作流程分解 (一)揽货→询价→订舱→接受托运申请→订舱确认 一、业务员揽货,接受货主询价 揽货期间应向询价货主问明一些类别信息,如:1、 发货人 2、 收货人 3、 通知人 4、 品名(中英文)5、 目的港、中转港 6、 柜型柜量,超重柜特殊说明(如为特种柜,则需详细的货物尺寸,长...
货代行业中各种角色都是干什么的? 船代 外代什么的?越详细越好
后来船代、货代业务开放了,外代下面也搞了外代货运公司(后来叫中远货运),所以外代不再是外轮代理公司的专称了,而船代业务也到处开花,船代也不再是中国船务代理公司的专称,而成了船代公司的统称。所以货代公司需要到船代公司订舱,船代公司代理船公司办理订舱、签发提单等事宜。而外代下面的货代公司再...
空运的客服操作流程,越详细越好,最好有图。
1、客户询价,引发货运流程,为客户配置最有的航线并报价,对货物的情况一定要询问详细,比如毛重、尺寸、到岗交货时间、客户是否有指定航班、客户期望抵达时间等等。2、接收客户的委托契约以及相关的文件资料,进行初步的审核后确认无误后资料转交给现场操作,订舱,出主运单 3、将资料回发给客户确认,待...
请问发货完后的后续步骤是什么,包括货代怎样操作、报关以及出运。_百...
你们负责装箱,填写单子,施加铅封,记得要记住箱号和铅封号。这些完了后可以做箱单,发票了。车到了集装箱场站,后面的程序就一样了。。。船公司要做的事就与你们无关了,那些不是工厂与代理要了解的。主要就是办理装船,申报,出港的一些手续,唯一与你们有关的就是开船后给货代发送海单。。