如何制定日程表简化工作？

如题所述

制定日程表，并严格实施，可以大大简化你的工作，提高你的工作效率。

那么，日程表与计划有什么不同呢？计划是指对工作的日期安排，而日程表是指每天怎样具体地落实计划，也就是所谓的逐日的计划。

制定日程表的最简单的方法，是毫无遗落地把当天一定要干的工作写在表上，然后把日程表放在桌上，干完了一件工作，就在表上画个勾。当然，这种方法应该说是一种比较原始的方法了。一般说来，制定一个有效的日程表须包括下面几个过程：

1．制定一天的日程安排以重要活动为中心

有些活动是事件的关键，或者说是具有战略意义的重要活动，因此进行工作时应以这样的活动为中心。

例如，出差时，尽管有许多必须要干的工作和必须要会见的人，但首先应该解决中心工作。考虑到意料不到的事情等因素，除做必须的工作之外，日程表上还应有充裕的准备时间和机动时间。但这并不是最重要的，时刻记住你出差的目的，对于这个中心任务来说，其他的事情全是次要的。

2．定位该做的工作

这包括：把一些工作分配给他人；挑出在这一天内必须做完，且不太好做的工作。

3．归纳有联系的工作

把相互关联的琐事归纳到一起，会使工作有节奏，这么做，能够节省协助你工作的人们的时间，而目你自己也可以不间断地连续利用所需的工具和其他助手。

例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量约定好时间，尽可能地连续会见来访者；将必须阅读的材料，集中到一起快速过目，等等。

4．工作适应能量曲线

能量曲线因人而异，因此要利用精力最充沛的那段时间从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。如果你认为你的精力在上午最为充沛，最适合会见客户，那么也可以把它们安排在上午。

相反，被动的工作或不那么重要的工作，就不必占用这种宝贵的时间了。可以把它们安排在你有些疲惫，工作效率减退时进行。

5．留出足够的时间工作

为了提高工作效率，有时可以制定一些多少有些勉强、有些紧张的日程表。但是，如果自己所接受的任务重要且必须完成，那么为了保证成功，就必须留出足够的时间，不要勉强，如果非要求自己在一小时内干完两小时才能完成的工作，那么日程表等于是作废了。

6．不干日程表中没有的事

这种情况你会时常遇到：比如说你正在干着某一件事，突然想起要打个电话，或者想要叫某人来吩咐一件事情，但是如果真的打电话或者找人来谈话，可能就要影响你预定要完成的工作。这时，如果打电话或找人谈话不是非常紧急、必须马上做的，就暂且放下，先把日程表内安排的工作做完。

再比如，在工作中，有时你的头脑中冒出一个新颖的想法，或者突然想查点什么东西。如果这些想法与目前手里所从事的工作有关联，那么可以去做，但如果没关联，请不要再想下去，而是先把它们记在备忘录上。

7．节约会面时间

在会见来访者或自己出访时，要特别注意节约会面时间。要随时注意掌握谈话的内容与速度，要避免废话，尽快把话题引到正题上来。

对于意外的来客，如果你怎么也腾不出时间，你要有礼貌地拒绝他，请他回去并再约一个对两人都合适的时间来会面。

8．其他注意事项

制定日程表时，还应注意如下问题：

（1）先试着制订一个包括全部工作计划的非正式日程表，考虑一下要做完全部工作需要花多少时间。

（2）明确预约好必须会面的人员。

（3）大事和麻烦事安排在星期一或星期二上午做，此时一周刚开始，精神饱满，而且时间上也充裕。

（4）要与他人一起完成的工作，尽量安排在这一天中的前一段时间来完成它。以免晚了见不到对方，耽误工作。

（5）如能把性质相同的工作连起来做，就可以节约许多准备时间，也可以省去那些不必要的来回奔跑的时间。

（6）日程表中要有休息的时间。另外，做复杂的工作时，可以插入做一些放松的活动。

（7）一天结束时，可以用10分钟时间研究一下第二天的日程，让自己的头脑中对第二天的工作顺序事先有一个印象。

——引自延边人民出版社《人人都能成功》