如何做好企业测量管理体系内部审核

如题所述

一、了解内部审核的必要性

GB/T19022-2003《测量管理体系测量过程和测量设备的要求》第8.2.3条款“测量管理体系审核”对审核工作明确规定，“计量职能应策划并进行测量管理体系审核，以确保其持续有效地实施和符合规定要求。审核的结果应报告给组织的管理层中受影响的部分，应记录测量管理体系的审核结果和体系的所有更改。组织应确保立即采取行动以消除检查到的不合格及其原因”。由此可见，对测量管理体系开展审核是必须的。从企业自身而言，建立测量管理体系不是目的，通过体系对企业计量工作进行全面和系统的管理，保证计量对生产经营、工艺监控、产品质量、节能降耗等各项工作的基础保障作用才是关键，而测量管理体系运行的效果会直接影响计量基础作用的发挥。

测量管理体系在实际运行过程中，可能因为文件规定不具体、程序执行不力、现场管理不到位等种种原因，导致一些不期望的情况发生，影响其运行效果。因此，企业需要定期或不定期地对其运行情况进行监督检查，评价其是否符合计量工作方针、程序和管理体系及相应法规的要求； 评价管理者决策、计量工作方针和目标、管理规定以及顾客合同的要求等是否得到有效执行和落实； 验证体系是否持续有效的实施和保持，发现并解决“执行”与“程序文件”的有效性和符合性问题。同时，通过内部审核查找工作中的漏洞，为进一步完善体系提供可靠依据，以便及早发现问题，及时采取措施，促进管理水平提高、增强顾客满意、满足法规要求，进行持续改进。由此可见，内部审核是一种重要的管理手段，能及时发现问题，采取纠正和预防措施，为持续改进提供信息，使体系得以持续完善并能保持有效运行，所以说内部审核是必要的。

鉴于以上所述，笔者认为，建立了测量管理体系的企业，要积极开展各种形式的宣传教育和贯标培训活动，将内部审核的重要性和必要性贯彻到测量体系的各个层级。尤其是各级领导，要引起足够重视，以便在开展审核时能获得必要的支持和所需的资源，保证审核工作顺利进行。

二、合理选择内部审核方式

内部审核不同于外部审核，内部审核是企业一种自我管理和改进的手段，是由企业自主开展的自查自纠活动，目的在于体系的改进和完善，没有具体的时限要求。外部审核是为了取得顾客的信任或取得体系合格证书而由顾客或外部认证机构组织实施的一种审核，目的在于对体系有效性的评价和认可，通常具有较强的时限性。正是由于目的不同，内部审核和外部审核的侧重点有所不同(尽管审核方法相同)，内部审核侧重于识别改进的机会，外部审核侧重于判定管理体系与依据的标准和要求之间的符合性。

既然内部审核关注的主要是持续改进和完善，在策划和实施内部审核时，就要考虑进行全覆盖审核，要审核所有的要素、所有的涉及部门。审核方式可根据实际情况采用适宜并可行的方式，常用的方式有滚动式和集中式两种。所谓滚动式审核是指在不同时期对不同部门进行审核，按计划滚动地把体系覆盖的所有部门和要素在规定的时间段内(可以是两三个月，甚至更长的一段时间) 审核一遍；集中式审核是在较短的时间内(通常是一个星期左右)，集中审核人员统一组织进行的审核。具体采用哪种审核方式，应根据本单位具体情况而定。例如:当企业规模较大，二级单位较多，各分厂或车间因生产任务有所不同，工作时间无法统一时，采用滚动式审核比较适宜；又如:因工作繁忙，审核人员不便集中时，采用滚动式审核亦可。如果企业规模不大，各部门工作时间正常，人员便于调用，采用集中式审核更妥。笔者认为，滚动式审核不宜将时间拉得太长，应尽可能将审核安排在较短的时段内完成，以保持审核工作的紧凑性，减少因拖沓对审核质量造成的影响。而集中式审核应周密计划，时间安排应合理、充分，应能使审核工作有序进行。此外，如果生产经营过程中出现重大质量问题、或某个管理环节或某个部门问题频发，必要时，也可以进行专项审核。所谓专项审核是指针对某个特定主题或对象进行的审核，指向性非常明确，是内部审核的一种特殊方式，可根据需要随时进行，为的是进行专项诊断和改进。内部审核不管采用哪种审核方式，都要制定相应计划，要按计划安排进行，要覆盖所有体系要素和涉及的部门。

三、做好内部审核的前期准备

要保证测量管理体系内部审核工作能够有序、高质量地进行，应对审核的计划和组织实施进行认真而周密的策划和准备。相关部门或主管人员要根据所掌握的本单位年度体系运行情况和相关信息，确定审核重点，在此基础上编制相应的审核计划，计划中应明确本次审核的目的、时间、依据、范围和具体审核内容。计划批准实施前，应提前一个星期左右时间通报受审核部门，就计划实施的可行性以及可能存在的问题进行协调。审核计划确定后，要根据计划安排并在保证独立性和公正性的基础上选择合适的审核员组成审核组，同时任命审核组组长；审核组组长根据审核范围以及审核员专业和经验做好任务分配。

进行审核准备时，应重视审核检查表的编制，虽然审核检查表不是必需的，但对于审核员(尤其是一些新审核员、或经历不多的审核员)的工作还是有必要的，因为有一个目的明确、内容具体、条理清晰的检查表，有助于审核员在审核过程中能够保持审核目标的清晰和明确，保持审核内容的周密和完整，保持审核节奏和连续性，保持审核方向和进度，减少重复或不必要的工作量，减少偏见和随意性。正确编制并合理使用审核检查表有助于审核员在审核过程中思路清楚、有条不紊，可以有效保证审核质量，所以笔者建议审核员开展审核时最好还是编制并使用审核检查表。审核员在编制检查表时，应针对自己所承担的任务，根据受审核部门的基本情况和工作特点进行编制。检查表内容要具体，要包括检查的要点、方法、对象以及抽样方式等内容。需要注意的是，使用检查表不应机械呆板，因为在实际审核过程中，可能会出现一些意想不到的情况，此时就不应局限于检查表的框架，而应采取更为合适和有效的方法应对，所以在按照检查表进行检查的同时，应注意灵活应用检查表的内容以达到审核的目的。

四、充分运用审核技巧，提高现场审核质量

现场审核是审核的关键环节，最后的审核结论是依据现场审核的结果，所以审核的质量主要取决于现场审核活动的有效开展。现场审核过程包括: 选取样本或信息源，通过适当的抽样、现场试验和验证收集客观证据，将客观证据对照审核准则进行评审，确定审核意见和结论。为了使现场审核能够在融洽的气氛中顺利进行，减少受审核对象抵触情绪并能获得其积极配合，从而保证能够获取所需的样本，看到真实的情况，审核员应掌握并熟练运用一些审核技巧，包括:提问与查看相结合，封闭式问题(如你们识别有多少个关键测量过程？)和开放式问题(如你们是如何对在用测量设备进行日常管理的？ )相结合；选择正确的对象提问，注意观察易被遗忘的角落，不进行长篇大论的宣讲，多问、多听、多看等；重要的是要以平和心态与受审核对象交谈，要紧抓重点，同时也不要忽视细节，切记以“客观证据”为依据的审核原则，认真实施现场审核。

现场审核的重点在于获取抽查样本，收集客观证据。进行样本抽取时要注意几点要求:一是样本必须具有代表性，因为审核是一个计抽样过程。如果现场抽取的样本不具有代表性，审核结果就可能不真实，因此样本必须具有代表性，这就要求首先要辨识关键过程，评审主要因素，而且要从标准入手，明确要查什么和如何查，对过程进行充分分析(如主要职能、主要控制点、主要工作内容、典型问题、对其负有主要责任的人员等)，选定有代表性的样本。二是要进行随机抽样，如果不采取随机方式进行抽样，可能会使样品带有一定倾向性，难以排除人为因素，无法保证审核结果的客观真实。再者样本必须是客观的，审核过程中获取的样本应是通过观察、测量或试验获得的与产品和服务质量有关的或与某一体系要素的存在和实施有关的定性或定量的信息、记录或事实陈述，应是真实存在的客观事实。还要注意样本批量的大小应与预定计划相适应，因为样本量过小，审核结果的风险大；样本量过大，会影响审核的进度。所以，要根据受审核部门的规模、复杂程度、体系的覆盖面、审核的目的、重点和时间限制等因素适量选用样本。

审核过程中，审核员必须认真对待每一个可能的不合格情况，针对审核发现的问题要找到充分的客观证据予以支撑和证实，不能靠推测和想当然轻易定论，同时也不能只看问题的表象而忽视其实质，因为这样不能从根本上解决问题，影响改进效果。笔者在组织本单位内部审核的过程中，对此有深刻体会，因为我们的部分审核员经历较少，缺乏经验，在一些问题的判定上往往只看表象，从而造成整改不彻底，致使问题无法根绝而屡有发生。例如，我们一些审核员在现场看到一些测量设备没有检定合格证，就直接判定为证书管理不当，其实遇到此种情况更合适的做法应是到检定部门或管理部门追查一下，以确认其是否只是合格证丢失还是没有进行检定溯源，因为两种情况性质不同，整改的要求和采取的措施也不同。

实施现场审核时，还应认真做好审核记录。因为审核记录是编制不符合项报告和审核报告的依据，同时也是备忘、核实的依据和查阅、追溯的参考，所以要做到内容详细、具体，要有记录人员记录时间、受审部门、受审工位、陈述人以及抽样情况、样品名称、样品编号和事项描述等信息。如果记录信息不全，将会影响不符合判定和有关报告的出具等后续工作。再例如，同样是笔者单位的一个审核员在某次审核时发现一个车间有几件量具没有检定合格证，但他在审核记录中没有记录当时发现问题的工位，也没有记录量具的编号，使他这个审核发现后续无有效结果，不仅浪费了审核资源，也使问题继续得以藏匿，对审核效果造成不良影响。

五、重视审核的后续活动

内部审核的基本目的在于评价体系是否需要采取改进措施。内部审核是体系质量改进活动的一个重要的、正常的信息来源、依据和推动力，每次审核之后，都应进行改进以取得成果，这是衡量内部审核实际效果的基本标志之一。内部审核后续工作包括受审核部门实施对内部审核中发现问题提出的纠正措施，以及审核员对其实施情况的跟踪审核和验证工作。这两项工作的落实直接关系到内部审核工作的成效，是完善计量体系的重要组成部分，也是提高管理工作水平的有效途径，必须把内部审核过程和内部审核后的整改放在同等重要的位置，充分发挥内部审核工作的全部功效，不断完善测量管理体系。

为保证内部审核的后续活动有序有效进行，就要做好与之相关的各项工作。首先，审核员要以法律法规、标准和企业体系文件为依据，根据收集的客观证据，认真核实审核发现，做好问题的甄别和不符合项的确认。对判定确认的不符合项，要按照规定程序及时出具不符合项报告，对一些不能界定为不符合项的问题要列为观察项，同样以书面形式通告受审核部门，提出改进要求和时限规定。随后，受审核部门要针对审核发现的不符合项和观察项，认真分析原因，制定并实施可行的纠正措施，同时要针对问题举一反三，采取必要的预防措施；如果受审核部门要求，审核员可就其整改工作提供帮助。最后，审核员应就各项纠正措施的实施情况进行效果验证，如果条件允许，要进行实地查验和资料核实，不能仅凭受审核部门的口述言说来确认纠正措施的落实情况。对不能按时完成整改或整改效果未达到预期效果的改进项目，应责成相关部门再次整改，并有相应的制度进行处罚考核，以督促改进，保证体系改进工作的有效进行。

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