如果你作为一个仓库管理人员,如何做好这批货物的入库准备?

如果你作为一个仓库管理人员,如何做好这批货物的入库准备?

一、 目的
为加强仓库管理，保证库房规范、高效、有序运作，保障公司财产物资安全，减少不良、呆滞物料损失，降低库存占用资金，满足生产经营对物料管理的要求，制定本制度。

二、 适用范围
适用于公司所有仓库，包括原材料仓、零部件半成品仓、成品仓的管理。工具备件仓、废品仓、车间仓库及存放于车间的物品参照本制度执行。

三、内容仓库管理职责及目标
1. 高效有序地进行物料、产品的收发作业，保证出入库数量准确且合乎质量管理、订单管理和财务管理的要求；
2. 库房管理科学、有序，货物摆放整洁、整齐，合乎货物贮存和安全管理的要求；
3. 单据、存卡管理有序，登记及时、准确。电脑入单及时、准确；
4. 定期和循环盘点，及时查处差异，保证帐、物、卡一致；
5. 与客户及外协单位及时对帐，及时查处差异，维护公司利益；
6. 及时反映和跟催不合格品、呆滞品的处理，减少不良损失，降低库存资金占用；
7. 做好防火、放水、防盗等安全防护工作，保障仓库财产物资的安全。

四、 仓管人员应具备的基本技能
1. 熟练掌握出入库作业及库房管理的方法、规范及操作程序；
2. 熟悉仓库管理制度及相关管理流程；
3. 具备一定的家电产品知识，熟悉经管物料、产品；
4. 具备一定的质量管理知识和财务知识；
5. 懂电脑操作。

五、 收货验收
1. 货物进仓，需核对订单（采购订单和生产订单）。待进仓物品料号、名称、规格型号、数量与订单相符合方可办理入仓手续。
① 严禁无订单收货；因生产紧急、人员外出等特殊情况需请示上级和订单管理部门并获得授权、同意可变通办理，但订单管理部门必须在一个工作日内补下订单；
② 严禁超订单收货。因合理损耗领料或计量磅差或机台最少生产数量等原因导致的少量超订单收货，应在合理范围内并符合相关管理规范或规定。
2. 货物进仓，必须采用合适的方法计量、清点准确。大批量收货可采用一定的比例拆包装抽查，抽查时发现实际数量小于标识数量的，应按最小抽查数计算接收该批货物。
3. 货物进仓，需办理质量检验手续，其中：
① 外协、外购物料/产品必须填报《报检单》，检验合格后方可办理正式入仓手续，打印电脑入库单；除检验合格后用电脑打印确认的“收料单”或“入库单”（注：暂时没有采用电脑管理的仓库以我司填制的格式单据为准）可以加盖代表我司的“收货专用章”（或其他指定公章）外，其他供应商提供的送货凭证或临时填写的暂收凭证均只能由仓管员签名暂收数量，且不得加盖代表公司的任何公章。
② 特别地，对抽检不合格而生产部门要求“回用”或“挑选使用”的物料，必须符合相关流程和审批手续，而且仓管员必须在签收时注明“不合格回用”或“挑选使用”字样。对该类业务，输单员也应及时进行电脑处理以保证库存数据准确，但打印的电脑“入库单”不能直接交供应商，须待挑选回用完毕后连同相应的电脑“退货单”一起交供应商签收;
③ 自产成品、零部件，必须凭当批次质检合格文件（或单证）办理入仓手续。部分客户的产品还需有客户确认合格的文件；
④ 车间不合格产品、物料需进仓或退仓的，需符合相关制度、流程规定并获物管经理批准。进仓后应在专门的不良品区域单独存放并做好明显标识。严禁与正常物料、产品混合堆放。
4. 入库物料、产品，必须采用合适、规范的包装（或装载物）。包装标识清晰且与实际装载货物相符。同一包装装载数量统一，同批次货物只允许保留一个尾数。
5. 对验收不合格或未按要求办理回用或超出订单的物料、车间生产中发现经质检确认外协厂责任的不合格品，仓库必须及时通知采购部门办理退货/补货事宜。

六、 货物出仓
1. 货物出仓，必须有合法的经批准的凭证、指令，例如：
① 生产发料凭《生产排产领料单》和《临时领料单》办理；
② 成品出仓凭《销售订单》和经营部门下达的《出货通知书》办理；
③ 委外加工发外物料凭外协《采购订单》办理；
④ 调让出仓凭《调让出仓单》；
⑤ 技术研发或其他非生产领料凭《非生产领料单》办理。
2． 所有计划外发料和非生产性发料，需经计划采购经理签字。
3． 货物出仓，需由领料人/提货人在出库单上签字确认。
4． 车间领料必须是车间指定人员；本公司送货的，送货人/提货人必须是业务部门指定人员；外单位自行提货，必须核对提货人身份及授权委托。
5． 对外送货发出，必须在第一时间取得加盖收货单位公章和收货经办人签字的签收回执或收货凭证。
6． 正常生产发料和成品出仓，必须是合格物料。不合格物料和产品发出，必须符合相关规定、流程，有审批手续。
7． 所有销售发货，发货单据必须经由财务部门审核并加盖《发货专用章》方可办理出仓放行。如有需要发外磅量的物品，需由二人（经管仓管员和保安各一人或行政部门指定的其他人员）陪同办理并签字确认，并在确认数量后及时办理缴款、开单手续。
8． 公司内部单位领用成品或非生产领料或超定额生产领料，需经总经理或其授权人员批准后方可到相应仓区办理领用手续。
9． 严禁用白条出仓或擅自从仓库借用物品。确需借用，需经总经理或其授权人员批准并约定归还日期（一般不超过三个工作日）。

七、 货物堆码及库房管理
1. 仓库应根据生产经营的需要和库存周转物品的类别、性状、特点等合理规划仓区、库位。按物品类别划分待检区、合格品区、不合格品区并做好明显标识。
2. 所有货物均必须按仓区、库位分类别、品种、规格型号摆放整齐，小件物料上架定置摆放。堆码规整、整齐，同一货物仅保留一个包装尾数。收发作业后按上述要求及时整理。
3. 物料、产品状态标识和存卡记录清晰、准确且及时更新，摆放于对应货物当眼明显位置。
4. 仓库设施、用具、杂物如叉车、地台板、装载容器/铁筐、清洁工具等，在未使用时应整齐地摆放于规定位置，严禁占用通道或随意乱丢乱放。
5. 现场(包括办公场所及库房)整洁、干净，如有废纸等废弃物或发现较多灰尘时随时清理、清扫，符合7S管理要求。
6. 严格按“先进先出”原则发出货品。

八、 安全防护
1. 仓库内一律严禁烟火。工程焊接等需事先报批且做好防范措施，专人专责管理。
2. 仓库必须按规定设置消防器材并定期检查、修护、补充；严禁堵塞消防通道、设施及器材。
3. 保证库房通风、干燥，做好防盗、防锈、防水、防潮、防虫、防尘等工作。
4. 严禁将易燃易爆物品带入仓库。对应进仓管理的易燃易爆物品应放置于符合安全管理要求的独立的库区。
5. 不得将物料、产品直接放置于地面。
6. 定期巡查保管物资的贮存质量，对超保质期物料及时报复检。
7. 未经许可，除经管仓库仓管员之外的其他人员不得随意进出仓库。送货/提货人员需在仓管员的陪侍下进出仓库，搬运完毕，不得在仓库逗留。
8. 仓管人员于下班离开前，应巡视仓库门窗及电源、水源是否开闭，确保仓库的安全。

九、 单据、存卡及电脑数据处理管理
1. 单据管理
① 日常进出仓等单据应分单据类别、处理状态分别有序夹放；
② 需递送其他部门、人员的单据应按规定时间及时递送，不允许随意押单；
③ 每月一次将单据分类别按顺序进行装订，在单据封面、脊面做好标识，分类别、按时间有序地存放在相应的箱、柜内，并在箱、柜表面做好目录标识。
2. 存卡管理
① 存卡记录规范、及时（日清日结），书写工整清楚，有合法单据；
② 用完的存卡应分物品类别按月装订，参照单据管理要求归档保管；
③ 每年年底，应配合财务扎帐时间统一更换新的存卡。
3. 电脑数据处理
① 所有进出仓事务必须以电脑入单并打印电脑单据为完结（送货客户的还必须以客户签收并打印收货单证为完结）；
② 当天的进出仓数据必须当天处理完毕。特殊情况（如下班后）需经物管经理批准并知会计划采购。
③ 暂未实施电脑管理的仓库，也应及时且日清日结地将收发情况登记入手工帐。

十、 盘点及对帐
1. 仓库需根据经管物品重要程度及价值高低设定盘点频度，进行循环盘点。原则上要求所有库存物品每两月至少循环一次。
2. 物管中心应在财务部的组织下，每年至少组织一次全面盘点。
3. 盘点后及时将实物数与电脑数核对。如有差异应查证原因并及时跟进处理。如属供应商原因造成的短少应第一时间通知采购、财务等相关部门处理。如属盘盈或不可避免的亏损情形时，应呈报财务核准后作帐务调整。相关损失报总经理审批后处理。若为保管责任短少时，则由仓库经管人员负责赔偿。
4. 仓库应及时与供应商、客户进行对帐工作，包括：
① 成品发货对帐，由成品仓负责，每月4日前完成；
② 外协、外购收货对帐，由各分仓负责，每月10日前完成；
③ 外协发料及核销对帐，由外协核算员负责，每月10日前完成；
④ 客户供料及核销对帐，由客户供料核算员负责，每月10日前完成；
⑤ 对帐数据应以电脑记录为准（手工管理的仓库暂以手工帐为准）
⑥ 发现对帐差异，应及时查证原因并予以更正。如有损失或其他异常情况（如非正常超定额领发料）应及时报告财务部门和相关业务部门。

十一、 呆滞、不良品处理
1. 仓库应随时关注呆滞、不良物料和产品，至少每月定期填报一次；
2. 对重大质量事故或操作失误造成的呆滞、不良产品或物料，应随时填报处理；
3. 对已填报的呆滞、不良品应及时连续跟进直至处理完毕。

十二、 应遵循的操作流程及其他制度
仓库操作，除遵循本制度规定外，还需遵循以下操作流程及制度：
1. ERP系统实施方案、操作流程及考核细则；
2. 质量控制程序文件，包括：
① XW-QP4.2.3-01《文件控制程序》；
② XW-QP4.2.4-01《记录控制程序》；
③ XW-QP5.4.1-01《质量目标和质量方针管理程序》；
④ XW-QP7.5.3-01《标识和可追溯性控制程序》；
⑤ XW-QP8.5.2-01《纠正措施控制程序》
⑥ XW-QP8.5.3-01《预防措施控制程序》；
⑦ XW-QP7.5.5-01《产品防护控制程序》；
⑧ XW-QP8.2.2-01《内部审核管理程序》；
⑨ XW-QP8.3-01《不合格品控制程序》；
⑩ XW-QP8.4-01《数据分析过程控制程序》；
? XW-QP8.5.1-01持续改进过程控制程序。
3. 与物料管理、资产管理、安全管理有关的其他制度、规定。

十三、 沟通协调及服务
1. 仓库及仓管员必须具备良好的服务意识，保持良好的服务态度，客户优先，生产为重。当服务对象违规操作或提出不合理要求时，应不卑不亢、以理服人。
2. 对工作中遇到问题、困难及矛盾应及时采取“沟通三步骤”进行良好沟通直至问题解决。

十四、 人员变动及移交
1. 仓管人员变动，必须办理交接手续。移交事项及有关凭证，要列出清单，写明情况，双方签字，领导见证。事后发生纠葛，仍由原移交人负责赔偿。对失职造成的亏损，除照价赔偿外，还要给纪律处分。
2. 应移交事项包括但不限于：
① 经管的货物；
② 单据、存卡、账本（必要时）及经管的文件、档案资料；
③ 经管的操作设备、设施、工具及文具用品等；
④ 未了应跟进事宜。

十五、 检查、监督与考核
1. 电脑工程负责对仓库的ERP运作实施指导、检查与考核；
2. 品质保证负责对仓库的质量控制实施审计、监督；
3. 行政总务负责对仓库的安全管理、现场管理实施检查、监督与考核；
4. 财务部负责对仓库的整体运作及单据、帐卡、档案管理实施指导、检查、监督与考核。

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