公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。
对于办公室管理人员来说，文档实际上是指文件与档案，这也是国人比较传统的认知。
但是，对于计算机人员来说，存放在计算机系统中的信息都是以文件为单位保存的，所以，都称为文件或文档，其定义的内涵比较泛。
现在大多数单位已采用计算机软件系统实现文档管理的自动化、无纸化，也就是大家平常所说的办公自动化系统（OA）、文档管理系统或档案管理系统等。
比较有名的办公自动化系统包括泛微、致远、蓝凌等，但办公自动化系统的文档或档案管理功能相对较弱，所以，一般都要采用专门的文件、知识、档案管理软件来管理已流转完成的文件，即文档、档案。比如，会博通综合知识管理系统，就是一种综合管理文件、档案和知识的管理系统。
采用办公自动化系统来进行文件流转，采用专门的文件、文档、档案管理软件来进行后续的存储和利用管理，是现在较为通常的做法。
1、文档是零星存放在不同员工电脑里还是集中加密存储在公司服务器；
2、谁能看，谁能编辑，不同文档不同权限；
3、便于检索，快速定位；
具体细节可以下载TeamDoc文档管理软件了解。
怎么管理公司文件
1、按照部门名称分类，按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。2、按照文件类别分类，文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度、技术标准、工...
如何进行文档管理
凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。归档的文件资料，原则上必须是原件。凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档。将涉外事务的复印件报综合管理部备案。公司对外签订的经济合同，应保留三份原件。第3，档案保管制度。存放在防火、防潮、防虫的地方。归档资料要进行登记，编制归档...
如何进行有效的企业文档管理
1、文档的分类要清晰。将不同的文档分成不同的类别，放在不同的文件夹之内，便于查找；2、清晰易懂的文件命名。命名能够反映文件的内容，便于查询；3、文件版本记录要清楚。不同时间、不同时期的不同版本，要分清；4、文档流通记录要记录；5、文档电子备份。为安全起见，对文档要进行安全扫描备份，防止...
公司的文档如何管理
2.文件的定位管理法 把送阅、送办的文件取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是：按文件长、宽制作适当厚度的文件盒(塑料盒或自制的夹板纸盒均可)，并将本机关所有文件名称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上，把文件橱分上半年与下半年两个或几个使用期...
公司文件分类管理怎么做?
一、部门名称分类 按照部门名称分类便于企业管理员管理文件授权，方便部门成员共享和管理部门文件，每个部门拥有自己的文件夹。这样，文件管理更加有序。二、文件类别分类 根据文件内容分门别类，常见类别包括规章制度、技术标准、工作标准、凭证记录、方案文档、合同文本、人员日常办公文件和公司资料。文件类别...
企业图纸和文件管理该如何做?
企业图纸和文件管理可以按照以下步骤进行：1. 文件分类：将企业图纸和文件按照类型进行分类，例如合同、财务、人事等。2. 文件命名：给每个分类的文件命名，最好能够反映文件的内容和日期。3. 文件编号：为每个文件编写唯一的编号，以便进行管理和查找。4. 文件存储：选择安全、易于访问的地方来存储企业图纸...
文档是怎样管理的
首先，我们可以通过Rushcrm客户管理系统的文档模块新建文件夹，这方便我们对文档进行分类管理，之后的查找也会很方便。创建好文件夹之后，我们可以创建文档。在创建时，可以设置文档所属的文件夹，同时还可以上传附件，并设置下载类型：外部文件或内部文件。创建好的文档会显示附件的下载次数，当有人下载附件时...
公司内部文件管理规定范文
公司内部文件管理规定 范文 1 1.目的 为了更好的规范公司各类文件的发放与存档管理,树立公司正规严谨的良好形象。 2.适用范围 公司及公司各部门、各门店对内发文。 3.标准 结合公司实际要求,在遵循文件格式及标准的前提下,对其格式及标准进行了灵活运用。 4.内容 4.1公司常用文件 4.2规格:统一使用A4纸张,上下边距...
如何有效分类管理文件公司文件
可以借助文档管理工具来有效便捷管理公司大量文档文件，比如云脉纸质文档管理系统，具备独有的文件夹列表可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源。同时，该系统还具备关键字检索功能，可以让工作人员通过该功能对系统存储的文档名称，文档全文，...
如何有效分类管理文件公司文件
一、按照部门名称分类 按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门...
